Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit les traitements de données personnelles réalisés au moyen du service QR Santé (ci-après le « Service »), édité par MOHAIOO FRANCE, SAS à associé unique au capital de 1 000 euros, 11 rue de Verdun, 92150 Suresnes, RCS Nanterre 130 984 123 (ci-après « QR Santé » ou « nous »), conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après la « loi Informatique et Libertés »).

Elle comporte deux parties :

• la partie 1 s'adresse aux patients qui remplissent un questionnaire médical ;
• la partie 2 s'adresse aux utilisateurs des cabinets (praticiens, assistants, secrétaires) et aux clients du Service.

Partie 1 – Patients

1.1. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le cabinet de santé qui vous a proposé le questionnaire (son nom figure en tête du formulaire) est le responsable du traitement de vos données. C'est lui qui décide de les collecter, de leur usage et de leur durée de conservation.

QR Santé agit uniquement en qualité de sous-traitant du cabinet, au sens de l'article 28 du RGPD : nous hébergeons et traitons vos données pour le compte du cabinet, sur ses seules instructions, dans le cadre d'un accord de sous-traitance. Nous n'utilisons jamais vos données pour notre propre compte.

1.2. Quelles données sont collectées ?

Selon le questionnaire configuré par le cabinet, les données suivantes peuvent être collectées :

• Identité : civilité, nom, prénom, date de naissance, et le cas échéant le nom de votre médecin traitant ;
• Coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique ;
• Données de santé : vos réponses au questionnaire médical (antécédents, traitements, allergies, grossesse, etc.). Ces données font l'objet d'une protection particulière (article 9 du RGPD) ;
• Consentement et signature : la version du texte de consentement accepté, la date et l'heure, et votre signature manuscrite tracée à l'écran ;
• Éléments de preuve techniques : l'adresse IP et le type de navigateur utilisés lors de la transmission, ainsi qu'une empreinte numérique (hachage) de vos réponses, qui permet de vérifier qu'elles n'ont pas été modifiées ;
• Signature à distance : si le cabinet vous envoie un document à signer par courrier électronique, par exemple un consentement, votre adresse électronique, les informations d'identité préremplies par le cabinet, les informations qu'il a complétées lors de l'envoi (nom du praticien, textes, choix dans des listes) et celles que vous complétez avant de signer (voir l'article 1.11).

Le QR code du cabinet peut vous présenter plusieurs documents à la suite, qui sont uniquement des questionnaires : vous saisissez votre identité et donnez votre consentement au traitement de vos données une seule fois, puis vous signez chaque document séparément. Chaque document signé est enregistré comme une réponse distincte, et les réponses d'une même visite sont regroupées pour le cabinet. Les consentements aux soins ne vous sont jamais présentés au moyen du QR code : le cabinet vous les envoie à distance (voir l'article 1.11).

Vous n'avez pas à créer de compte. Si vous remplissez le questionnaire pour un mineur ou une personne que vous représentez, les données concernent cette personne.

1.3. Pourquoi et sur quelle base ?

Vos données sont traitées pour préparer et assurer votre prise en charge par le cabinet (connaissance de vos antécédents et de vos contre-indications avant les soins), et pour conserver la preuve de votre consentement et de vos déclarations.

Le traitement de vos données de santé repose sur votre consentement explicite (article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD), recueilli au moyen d'une case à cocher qui n'est jamais pré-cochée, avant toute question médicale. Le cabinet peut également s'appuyer sur la nécessité du traitement aux fins de la médecine préventive, des diagnostics médicaux et de la prise en charge sanitaire par un professionnel soumis au secret professionnel (article 9, paragraphe 2, point h) du RGPD) ; le choix de la base légale relève du cabinet, responsable de traitement.

Vous pouvez refuser de consentir : vous ne pourrez alors pas transmettre le questionnaire en ligne et serez invité à vous adresser à l'accueil du cabinet. Ce refus n'a aucune incidence sur votre prise en charge.

1.4. Qui peut voir vos données ?

• Les membres de l'équipe du cabinet habilités par celui-ci, qui sont soumis au secret professionnel ;
• QR Santé, uniquement dans la mesure nécessaire à l'hébergement, à la maintenance et à la sécurité du Service. Les sessions d'assistance de notre équipe sont limitées à 30 minutes, motivées, tracées, et ne permettent ni de consulter le détail de vos réponses ni de les exporter ;
• Notre hébergeur certifié HDS, qui stocke les données chiffrées en France (voir la liste des sous-traitants) ;
• Notre prestataire d'envoi de courriers électroniques, Resend, uniquement si le cabinet vous envoie un document à signer à distance : il reçoit alors votre adresse électronique, le nom du cabinet, le titre du document et le lien de signature, et jamais vos réponses ni vos données de santé (voir l'article 1.11).

Vos données ne sont jamais vendues, louées, ni utilisées à des fins publicitaires ou de prospection. Aucun de nos prestataires de paiement ou de DNS ne reçoit vos données.

1.5. Où sont hébergées vos données ?

Vos données sont hébergées en France, chez Scalingo SAS (Strasbourg), hébergeur certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) au sens de l'article L. 1111-8 du code de la santé publique (certificat HDS 2.0 n° 38436 délivré par BYCYB, valable jusqu'au 11 septembre 2028), dans sa région de Paris (osc-fr1), sur une infrastructure exploitée par 3DS Outscale. Vos réponses et vos données de santé ne font l'objet d'aucun transfert en dehors de l'Union européenne. Lorsque le cabinet vous envoie un document à signer à distance, le courrier électronique est envoyé par Resend depuis l'Union européenne (Irlande) ; Resend étant une société établie aux États-Unis, les éventuels transferts de votre adresse électronique sont encadrés dans les conditions de l'article 2.5.

1.6. Combien de temps sont-elles conservées ?

• Vos réponses sont conservées 10 ans à compter de leur transmission, sauf si le cabinet a choisi une autre durée, comprise entre 1 et 30 ans, adaptée à sa pratique. À l'expiration de cette durée, elles sont effacées automatiquement.
• Si le cabinet supprime une réponse avant ce terme, elle est placée dans une corbeille puis effacée définitivement 30 jours après sa suppression.
• Les réponses en cours de saisie sont conservées uniquement dans votre navigateur, pour l'onglet ouvert. Elles sont effacées à la transmission, si vous cliquez sur « Recommencer », à la fermeture de l'onglet ou après 30 minutes d'inactivité.
• Les copies figurant dans les sauvegardes sont effacées au terme de leur cycle de rotation, au plus tard 12 mois après l'effacement des données (politique de l'hébergeur : 7 sauvegardes quotidiennes, 8 hebdomadaires et 12 mensuelles).
• Si le cabinet met fin à son abonnement, l'ensemble de ses données, y compris vos réponses, est supprimé 30 jours après la fin de l'abonnement (voir l'article 17 des CGV).
• Le lien de signature à distance expire 7 jours après son envoi. Votre adresse électronique, les informations préremplies et les informations complétées lors de l'envoi d'une demande de signature sont conservées, chiffrées, avec cette demande et la visite concernée, et effacées avec les réponses correspondantes.

Effacement automatique chaque nuit. Un traitement automatique s'exécute chaque nuit et efface définitivement, pour chaque cabinet, les réponses dont la durée de conservation choisie par le cabinet est expirée, ainsi que les réponses placées dans la corbeille depuis plus de 30 jours (y compris la signature et les pièces associées). Ce traitement ne supprime que les données arrivées au terme de leur durée de conservation : les autres données ne sont pas concernées. Chaque passage est consigné dans le journal d'audit du cabinet, sous la forme d'un simple nombre de réponses effacées, sans aucune donnée vous concernant.

1.7. Comment sont-elles protégées ?

Vos données sont protégées notamment par :

• un chiffrement individuel de votre identité, de vos réponses et de votre signature (algorithme AES-256-GCM), en plus du chiffrement des échanges (TLS) ;
• un accès strictement limité à l'équipe du cabinet concerné, chaque cabinet étant isolé des autres ;
• une traçabilité : chaque consultation, impression, export ou suppression d'une réponse est enregistrée dans un journal d'audit non modifiable ;
• des sauvegardes chiffrées et un hébergement certifié HDS.

Le détail des mesures figure à l'annexe 2 de l'accord de sous-traitance.

1.8. Quels sont vos droits ?

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès et d'obtenir une copie de vos données (article 15 du RGPD) ;
• droit de rectification des données inexactes (article 16) ;
• droit à l'effacement (article 17), sous réserve des obligations de conservation du cabinet ;
• droit à la limitation du traitement (article 18) ;
• droit à la portabilité de vos données dans un format structuré (article 20) ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).

Pour exercer vos droits, adressez-vous directement au cabinet, responsable du traitement, qui dispose dans le Service des outils nécessaires (recherche, copie, effacement). Si vous nous contactez, nous transmettrons votre demande au cabinet concerné dans les meilleurs délais et vous en informerons.

Si vous estimez, après avoir contacté le cabinet, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

1.9. Cookies et stockage local

Le formulaire patient ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Seuls sont utilisés un cookie de préférence de langue et le stockage temporaire de votre saisie dans le navigateur, strictement nécessaires au fonctionnement du formulaire. Voir la politique cookies.

1.10. Statistiques anonymes du formulaire

Pour fournir au cabinet des statistiques de service (nombre de questionnaires commencés et terminés, temps de remplissage), le formulaire patient envoie deux événements anonymes, uniquement à nos propres serveurs :

• questionnaire commencé, envoyé à votre première réponse, sans le contenu de cette réponse ;
• questionnaire terminé, envoyé à la transmission, avec la durée de remplissage.

Lorsque le QR code présente plusieurs documents, ces deux événements sont envoyés une seule fois pour l'ensemble de la visite (la durée est celle de la visite entière).

Ces événements sont enregistrés sans adresse IP, sans type de navigateur, sans cookie et sans aucun identifiant, uniquement rattachés au cabinet, au lieu d'accueil et au jour. Ils ne contiennent ni votre identité, ni vos réponses, ni aucune donnée de santé, et ne permettent pas de vous identifier. Les événements bruts sont conservés 30 jours, puis seuls des totaux quotidiens sont conservés 13 mois. Aucun événement n'est envoyé si votre navigateur demande à ne pas être suivi (Do Not Track ou Global Privacy Control). Aucun tiers n'intervient : ces statistiques ne sont ni transmises ni vendues, et sont uniquement consultables par le cabinet et par l'équipe QR Santé.

1.11. Signature à distance d'un document

Le cabinet peut vous envoyer par courrier électronique un document à signer à distance, avec vos informations d'identité préremplies que vous vérifiez avant de signer. Les consentements aux soins sont envoyés uniquement de cette manière, jamais au moyen du QR code du cabinet. Dans ce cas :

• la personne du cabinet qui envoie le document (administrateur, personnel ou docteur) complète, lors de l'envoi, les champs prévus à cet effet : par exemple le nom du praticien, un texte décrivant l'acte ou des choix dans des listes (dents concernées, type d'anesthésie) ;
• avant de signer, vous complétez vous-même, en texte libre, les champs que le cabinet a laissés vides ;
• les informations complétées lors de l'envoi sont chiffrées et enregistrées avec la demande de signature ; le document que vous signez, avec l'ensemble des informations complétées, est enregistré comme une réponse ;
• votre adresse électronique est utilisée uniquement pour vous envoyer ce document ; elle n'est utilisée à aucune autre fin, notamment commerciale ;
• votre adresse électronique et les informations préremplies ou complétées sont chiffrées dans notre base de données, comme vos réponses ;
• le courrier est envoyé par notre prestataire Resend (voir la liste des sous-traitants), qui reçoit votre adresse électronique, le nom du cabinet, le titre du document et le lien, et jamais vos réponses ni vos données de santé ;
• le lien est personnel, à usage unique et expire 7 jours après son envoi ; un nouvel envoi par le cabinet remplace le lien précédent.

Le document signé est conservé et protégé comme les autres réponses (articles 1.6 et 1.7). Si vous n'êtes pas concerné par ce courrier, ignorez-le et prévenez le cabinet.

Partie 2 – Utilisateurs des cabinets et clients

2.1. Responsable du traitement

Pour les traitements décrits dans la présente partie, le responsable du traitement est MOHAIOO FRANCE, 11 rue de Verdun, 92150 Suresnes.

Référent protection des données : Mohamed Omar SAYADI – contact@qrsante.com.

2.2. Données traitées

• Données de compte : adresse électronique professionnelle, nom, rôle (administrateur, personnel ou docteur), cabinet de rattachement, statut du compte, date d'acceptation des conditions. Le nom d'un utilisateur ayant le rôle « docteur » peut être proposé aux autres membres de son cabinet et figurer, comme nom du praticien, dans les documents que le cabinet envoie à signer à ses patients ;
• Données de connexion et de sécurité : sessions (date de création, dernière activité, expiration), adresse IP et type de navigateur, liens de connexion (conservés sous forme d'empreinte, jamais en clair) ;
• Journal d'audit : actions réalisées sur le compte (connexion, consultation ou export de réponses, modification de formulaires ou de paramètres, gestion de l'équipe), avec leur auteur, leur date et l'adresse IP ;
• Données du cabinet et de facturation : raison sociale, adresse, coordonnées, numéro de TVA, offre souscrite, historique des paiements et factures. Les données de carte bancaire sont saisies directement chez notre prestataire de paiement Stripe et ne nous sont jamais communiquées ;
• Échanges avec le support : contenu de vos messages ;
• Motif de résiliation : lorsqu'un administrateur résilie l'abonnement depuis l'espace « Abonnement », le motif choisi dans une liste, le commentaire libre éventuel, la date et l'utilisateur concerné. Ce motif est consulté uniquement par l'équipe QR Santé ; le commentaire n'est jamais inscrit dans le journal d'audit ni dans les journaux techniques.

2.3. Finalités et bases légales

Nous n'envoyons aucune communication commerciale sans votre accord préalable lorsque celui-ci est requis.

2.4. Destinataires

Vos données sont accessibles aux membres habilités de l'équipe QR Santé et, pour le journal d'audit et la liste de l'équipe, aux administrateurs de votre cabinet. Elles sont transmises à nos sous-traitants dans la stricte mesure nécessaire à leur mission :

• Scalingo (infrastructure 3DS Outscale) : hébergement certifié HDS en France ;
• Resend : envoi des courriers électroniques de connexion et d'invitation (adresse électronique, nom du cabinet, nom de la personne qui invite) et, pour le compte des cabinets, des documents à signer à distance par les patients (voir l'article 1.11) ;
• Stripe : paiement et facturation (données de facturation du cabinet) ;
• Cloudflare : résolution DNS uniquement, sans accès au contenu ;

La liste détaillée figure sur la page Sous-traitants.

2.5. Transferts hors de l'Union européenne

Resend, Stripe et Cloudflare sont des sociétés établies aux États-Unis ou appartenant à des groupes américains. Les transferts éventuels de données vers les États-Unis sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) pour les sociétés certifiées et, à défaut, par les clauses contractuelles types, adoptées par la Commission européenne : Resend (Plus Five Five, Inc.), Stripe (Stripe, LLC) et Cloudflare, Inc. sont certifiées au Data Privacy Framework UE–États-Unis, et les accords de sous-traitance de Resend et de Cloudflare incluent en outre les clauses contractuelles types. Aucune donnée de santé ni aucune réponse de patient n'est transférée hors de l'Union européenne ; seule l'adresse électronique d'un patient à qui un cabinet envoie un document à signer à distance est confiée à Resend, qui envoie le courrier depuis l'Union européenne (Irlande), dans le cadre de ces garanties.

2.6. Durées de conservation

Les liens de connexion et les demandes d'inscription arrivés à expiration sont effacés par le traitement automatique qui s'exécute chaque nuit (voir l'article 1.6). Les autres données de la présente partie sont supprimées à l'échéance indiquée ci-dessus.

2.7. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition (pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime), ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez au référent protection des données : contact@qrsante.com, ou par courrier à MOHAIOO FRANCE, 11 rue de Verdun, 92150 Suresnes. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes. Une pièce justificative d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

2.8. Sécurité

Les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre sont décrites à l'annexe 2 de l'accord de sous-traitance. La connexion se fait sans mot de passe, par lien à usage unique.

2.9. Mesure d'audience et statistiques d'utilisation

Mesure d'audience de nos sites. Nous mesurons la fréquentation de nos sites (site de présentation, pages d'inscription et pages juridiques) au moyen d'un outil développé par nos soins et hébergé sur nos propres serveurs, chez notre hébergeur certifié HDS en France. Cette mesure :

• n'utilise aucun cookie ni aucun autre traceur stocké sur votre terminal ;
• ne conserve pas votre adresse IP : pour compter les visiteurs uniques, une empreinte (hachage) est calculée à partir d'informations techniques de la requête et d'une clé secrète renouvelée chaque jour, de sorte qu'un visiteur ne peut être ni identifié ni suivi d'un jour à l'autre ;
• conserve les événements bruts (page consultée, date, site d'origine, type d'appareil) pendant 30 jours, puis uniquement des statistiques agrégées pendant 13 mois ;
• ne fait intervenir aucun tiers : les données ne sont ni transmises ni vendues, et ne sont pas recoupées avec d'autres traitements.

Conformément aux recommandations de la CNIL relatives aux solutions de mesure d'audience, cette mesure, strictement limitée à des statistiques anonymes de fréquentation, est exemptée de consentement. Vous pouvez vous y opposer à tout moment en écrivant à contact@qrsante.com.

Statistiques d'utilisation de l'application des cabinets. Pour assurer le fonctionnement du Service, en détecter les anomalies et l'améliorer, nous enregistrons l'utilisation des fonctionnalités de l'application des cabinets (pages consultées, actions réalisées, rattachées au cabinet). Ces statistiques ne contiennent jamais de données de patients ni de réponses, sont soumises aux mêmes durées de conservation (30 jours pour les événements bruts, 13 mois pour les agrégats) et ne sont accessibles qu'à l'équipe QR Santé.

Le formulaire patient n'est pas concerné par la mesure d'audience de nos sites : il envoie uniquement les deux événements anonymes décrits à l'article 1.10.

Modification de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour tenir compte des évolutions du Service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. En cas de modification substantielle, les cabinets en sont informés au moins 30 jours à l'avance.